När du väl bestämt dig för att använda

Pre-award möte

När du använder den stora hallen, lilla salen och utställningsrummet

Eller när du använder anläggningarna vid underhållning som bedöms nödvändiga för anläggningsförvaltningen, med utgångspunkt från en månad före användningsdatumet som en allmän regel, tar du med följande dokument, gå till kontorist och möten.

1. Program eller framstegsdiagram, broschyr, säkerhetsplan, inträdesbiljett eller numrerad biljett (som ett exempel)
2. Förutom ovanstående inkluderar händelserna i den stora salen scenritningar, ljusritningar och akustiska ritningar.
   (Om du inte bestämmer dig, låt oss veta namnet på den ansvariga och kontaktinformationen.)

När du använder studion

Ha ett möte med personalen om utformningen av rummet och de oförutsedda faciliteterna som ska användas minst två dagar före användningsdatumet.

Vid försäljning av varor

Var noga med att skicka in ett separat "Ansöknings- och godkännandeformulär för försäljning av varor, etc."

Anmälan om produktförsäljning

Varor kan inte säljas i studion

Meddelande till relevanta statliga kontor etc.

Beroende på innehållet i evenemanget kan det vara nödvändigt att meddela följande relevanta offentliga kontor.
Kontrollera i förväg och följ nödvändiga procedurer.

Publicering av annonser / meddelanden

• Ange arrangörens namn, kontaktinformation etc. på affischer, broschyrer, inträdesbiljetter etc.
• Vänligen meddela oss om du vill posta affischer och broschyrer i hallen. (Begränsat till evenemang som hålls på hotellet)
• Meddela oss gärna om du vill skicka en skylt.
• Eventinformation kan läggas ut kostnadsfritt på informationstidningar som ges ut av Ota stads kulturfrämjande förening och på hemsidan. (Beroende på innehållet kan vi inte acceptera det.) Vänligen fyll i den föreskrivna blanketten och skicka in den till den som ansvarar för anläggningen.Vi tar även emot ansökningar från vår hemsida.

Ansökningsblankett för föreställningskalender

Ansökningsformulär för publicering av prestandakalender (WEB-ansökan)

Om hantering av anläggningar

• På användningsdagen ska du visa formuläret för godkännande för användning i receptionen innan du använder rummet.
• Förberedelser inför en katastrof, vidta alla möjliga åtgärder såsom evakueringsvägledning för besökare, nödkontakt, första hjälpen etc. genom att ha ett detaljerat möte med personalen och tilldela en omorganiseringspersonal.
• Enligt brandtjänstlagen ska du noga följa besökarnas kapacitet.Den kan inte användas utöver kapaciteten.
• I händelse av en olycka eller sjuk person, meddela omedelbart personalen och följ instruktionerna.
• Observera att hotellet inte ansvarar för stöld.
• Det finns ett barnrum på första våningen.Vänligen informera personalen om du vill använda den.Vänligen hantera det på användarsidan.
• Efter användning, vänligen returnera den begagnade tillfälliga utrustningen till ursprungligt skick.Var noga med att ta med dig dina personliga tillhörigheter och lämna dem inte i anläggningen.
• I princip måste du kompensera för skador om anläggningen eller utrustningen skadas eller går förlorad.
• Vänligen ta med dig eventuellt avfall som genereras på scenen, t.ex. skräp som uppstår genom att äta och dricka.Om det är svårt att ta hem det kommer vi att behandla det mot en avgift, så meddela oss.
• Om det är nödvändigt att hantera anläggningen kan en anställd komma in i rummet du använder.
• Arrangören ansvarar för att ordna och vägleda besökare, plocka upp och underhålla.Beroende på evenemanget kan arrangören förbereda personal för scenen, belysning, ljud etc.
• Om det förväntas att ett stort antal besökare kommer före öppningstiden, eller om det finns en förvirring vid tidpunkten för evenemanget, är det arrangörens ansvar att tilldela tillräckliga arrangörer.
• Se till att arrangören följer följande och informerar besökarna.
  1. Stick inte papper, tejp etc. på väggar, pelare, fönster, dörrar, golv etc., och slå inte naglar eller tappar utan tillstånd.
  2. Sälj eller visa inte varor, distribuera trycksaker eller gör något liknande utan tillstånd.
  3. Ta inte med farliga föremål eller djur (utom servicehundar) utan tillstånd.
  4. Rökning är förbjuden i hela byggnaden.Ät, drick eller rök inte utom i särskilda områden.
  5. Producera inte en volym som kan störa anläggningens ledning eller orsaka besvär för andra.
  6. Förorsaka inga besvär för andra, som att göra buller, skrika eller använda våld.

Om användningen av parkeringen

• Använd den underjordiska parkeringsplatsen för avdelningen (höjdgräns 2.1 m).
• Arrangören är gratis för parkering på dagen, men det finns en gräns för antalet bilar beroende på anläggning.
• All parkering för allmänna användare debiteras.

Rullstolsanvändning

• Rullstolsanpassade multifunktionella toaletter finns på första och första källarvåningen och i den stora hallen (1: a våningen).
• Rullstolar att hyra finns också i byggnaden, så snälla meddela oss om du vill.
• Om du går in från den underjordiska parkeringsplatsen, använd hissen.